Entsorgt werden dürfen seit 2021 nachfolgende Unterlagen, die bis zum 31.12.2014 erstellt worden sind, und zwar:
· Schriftwechsel und Geschäftsbriefe
· Versicherungspolicen (nach Ablauf)
· Finanzberichte
· Betriebsprüfungsberichte
· Jahresabschlusserklärungen
· Angebote mit Auftragsfolge
· Bürgschaften/Darlehensunterlagen
· Exportunterlagen
· Lohnkonten
· Mahnbescheide
· Geschenknachweise
· Kalkulationsunterlagen
Weiter können Unterlagen, die bis zum 31.12.2010 erstellt wurden, jetzt vernichtet werden:
· Jahresabschlüsse
· Buchungsbelege (z.B. Rechnungen)
· Quittungen
· Kontoauszüge
· Jahresbilanzen
· Inventare
· Kassenberichte
· Kredit- und Steuerunterlagen
· Prozessakten
Bei den Jahresabschlüssen, Bilanzen, Lageberichten und Inventaren ist auf das Kalenderjahr der Erstellung abzustellen. Wurde beispielsweise der Jahresabschluss für 2010 im Jahr 2012 erstellt, sind 10 Jahre erst zum 01.01.2023 abgelaufen!
Wenn man alte Unterlagen vernichtet, sollte dies nicht nur die Unterlagen sein, die in Papierform aufbewahrt worden sind, sondern auch das, was auf den Rechnern abgespeichert ist.
Es gibt zwischenzeitlich einen guten Grund solche Dinge nicht länger aufzubewahren, als gesetzlich unbedingt vorgeschrieben. Denn zum Jahreswechsel 2021 wurden die Verjährungsfristen für Steuerstraftaten von 10 auf 15 Jahre verlängert. Das kann durchaus zur Folge haben, dass aufgrund irgendwelcher Quermeldungen oder sonstiger Anhaltspunkte Ermittlungen in früheren Zeiträumen geführt werden (inklusive Hausdurchsuchung und Beschlagnahme) deren Unterlagen schon längst hätten entsorgt werden können. Der deutsche behält Dinge viel zu lange auf.
Auch wenn an einem Ermittlungsverfahren am Ende nichts dran ist, so ist doch in solchen Verfahren jeweils eine gewisse Aufgeregtheit verbunden. Da sollte man nicht selbst noch das potentielle Beweismaterial bereithalten. Wenn man Sachen aufbehält, dann am besten auf einem Stick bei einer Person, Steuerberater oder Anwalt seiner Wahl.
